La creazione dell'ordine di vendita può essere fatta a partire dal flusso dei preventivi, ovvero dal preventivo che il cliente ha accettato, cliccando sul pulsante CREA ORDINE o semplicemente creando un nuovo ordine direttamente dal menù principale. Il nostro suggerimento è di gestire con Selly Erp tutto il flusso di vendita, dalla fase di primo contatto all'incasso della fattura:
Come si può vedere dalla grafica, la gestione dell'ordine è il primo importante elemento della fase 3 del flusso.
Con l'obiettivo di guidare il flusso di vendita e di fornire uno strumento completo per un controllo e visione a 360° delle attività sul cliente, Selly Erp collega a questo documento tutte le operazioni rilevanti fino all'incasso della fattura.
Direttamente dalla maschera dell'ordine di vendita potremo infatti creare e visualizzare tutti i documenti gestionali correlati. Con questo approccio le operazioni risulteranno estremamente semplici e molto veloci.
In pratica entrando nella tabella degli ordini, possiamo avere la visione completa di tutti i documenti ad esso correlati senza dover andare su altre parti del sistema.
Un'unica maschera con tutte le informazioni utili per capire lo stato di gestione delle operazioni e per completare il nostro flusso di lavoro.
Una volta che il venditore segna come accettato il preventivo cliccando sul pulsante CREA ORDINE, Selly Erp crea un nuovo documento ordine di vendita in stato BOZZA.
La gestione degli stati dei documenti è un'aspetto molto importante in quanto ci aiuta a capire come siamo posizionati rispetto al nostro flusso complessivo delle vendite. Osservando la videata qui sopra, possiamo vedere che il documento evidenzia lo stato di bozza nell'anteprima del documento e nella mappa del flusso.
A cosa serve questo stato BOZZA?
Questo stato ci consente di operare le opportune verifiche sul documento prima di accettare formalmente l'ordine cliente e avviare tutte le fasi seguenti. In molte aziende, i venditori si occupano delle attività di vendita fino all'acquisizione del preventivo accettato. In seguito l'azienda esamina i preventivi accettati e convalida il contratto con la creazione appunto di una conferma d'ordine. In questa fase possiamo per esempio associare al documento Ordine altre informazioni quali per esempio le clausole di fornitura, indicare i tempi effettivi di consegna o eseguire opportune verifiche sull'affidabilità finanziaria del cliente prima di procedere con le consegne.
Si tratta dunque di un'importante passaggio dalla Fase 2 del nostro flusso di vendita alla Fase 3. Un punto di controllo e conferma per il proseguimento delle attività.
In questa fase è possibile modificare il documento e apportare eventuali modifiche. Una volta completato il tutto dobbiamo semplicemente cliccare sul pulsante APPROVA ORDINE per proseguire con le successive operazioni.
Per le aziende che gestiscono beni materiali, è necessario creare le DDT per la spedizione della merce. Vedremo ora come generare tali documenti direttamente dalla maschera dell'ordine di vendita.
In primo luogo entrando nella lista degli ordini, Selly Erp ci aiuta a identificare i documenti in base al loro stato di gestione. Una volta confermato l'ordine, lo stato passa da Bozza a Da consegnare
Sarà sufficiente entrare nel documento per procedere con la creazione delle spedizioni.
Una volta aperto ll documento Ordine di vendita, ci posizioniamo nel tab SPEDIZIONI per visualizzare la sezione con l'elenco degli articoli presenti nell'ordine e con le informazioni sulle quantità da spedire e la relativa disponibilità nel magazzino (giacenza). Possiamo apportare modifiche alle quantità o decidere che certi articoli non verranno spediti. Ovviamente se tutto corrisponde possiamo generare il documento di spedizione DDT con un semplice clic su CREA SPEDIZIONE o CREA FATTURA ACCOMPAGNATORIA, se questa è la nostra esigenza.
Selly Erp genererà automaticamente la spedizione. Come possiamo vedere nella schermata seguente, nella mappa del flusso vediamo che abbiamo completato la consegna e direttamente nel documento ordine abbiamo la visualizzazione del documento spedizione.
Seguendo sempre il flusso indicato all'inizio di questa guida, procediamo a questo punto con la creazione della fattura elettronica dell'ordine per il quale abbiamo fatto la consegna.
Sarà sufficiente entrare nel documento ordine e cliccare nel tab FATTURE
Selly Erp ci chiederà di selezionare la spedizione che desideriamo fatturare e confermando l'operazione, automaticamente verrà creata la Fattura Elettronica. La fattura riporta tutti i dati e tutti i riferimenti ai documenti del flusso vendite: preventivo, ordine e ddt.
Arrivati a questo punto possiamo applicare al documento eventuali modifiche o semplicemente lasciare il compito finale all'amministrazione per l'invio della fattura elettronica allo SDI.
Nel flusso descritto precedentemente non abbiamo visto alcune casistiche particolari che riguardano certe tipologie di aziende e certe dinamiche operative.
Per le aziende che offrono esclusivamente servizi, la fase di spedizione dei prodotti non è ovviamente richiesta. In tal caso se il nostro ordine di vendita prevede esclusivamente articoli di tipo servizio, Selly Erp non visualizzerà il tab SPEDIZIONI e quindi si procederà direttamente con la Fatturazione. In tal caso una volta approvato l'ordine di vendita, lo stato del documento ordine risulterà Da fatturare e non da spedire.
Come indicato nei paragrafi precedenti, Selly Erp ci permette di scegliere quali articoli consegnare e le relative quantità. Nel caso di evasioni parziali, Selly Erp ci visualizzerà automaticamente quali prodotti e relative quantità sono ancora da consegnare. In questo modo si potranno fare più spedizioni per un singolo ordine e comunque visualizzare tutti i documenti creati e le quantità ancora da evadere.
La videata sopra ci illustra che per l'ordine sono state generate 2 spedizioni e ci sono ancora 2 articoli da consegnare con le relative quantità.
Con la stessa logica delle evasioni parziali, possiamo gestire la creazione di un'unica fattura da più spedizioni.
Nel caso in cui l'ordine di vendita prevede uno o più acconti, sarà necessario definire prima i termini di pagamento, indicando l'acconto e la relativa percentuale. Dal tab fattura cliccando su CREA FATTURA DI ANTICIPO Selly Erp visualizzerà una maschera dove confermare i dati per la creazione della relativa fattura di acconto.
