La scheda articolo

Con il termine articolo si fa riferimento ad un prodotto/servizio che la nostra azienda vende o acquista. Prima di utilizzare Selly Erp è dunque opportuno definire bene quali sono i prodotti che la nostra azienda offre e per ogni prodotto stabilire una serie importanti di elementi.

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Articolo fisico o servizio?

Selly Erp è stato progettato per gestire entrambe le tipologie di articolo. Molte aziende infatti offrono prodotti fisici ma contemporaneamente anche servizi. Per questo è importante organizzare bene le informazioni prima di iniziare ad impostare le schede articolo.

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Categorie di articoli

Prima di creare l'anagrafica dei nostri articoli dobbiamo definire quali sono le categorie degli articoli.

A cosa servono le categorie? in primo luogo ci sono utili per raggruppare gli articoli per tipologia. Se il numero di articoli che vendiamo è molto ampio, risulta estremamente utile raggrupparli su un numero ristretto di categorie.

Facciamo l'esempio di un'azienda che vende prodotti di elettronica / informatica. Il numero di articoli può essere importante, spesso raggiungere le diverse migliaia di voci. In questo caso potrebbe risultare molto utile raggruppare gli articoli in categorie, per esempio: Computer, Telefonia, Stampanti, Televisori, Macchine fotografiche etc.

Il raggruppamento per categoria ci sarà di grande aiuto quando si vorranno fare delle analisi sul venduto. Quanti computer abbiamo venduto quest'anno? Oppure conoscere quali sono le categorie di prodotti che più vendiamo. Un grafico a torta del fatturato per categoria ci fornirà immediatamente la risposta a questa importante domanda.

Possiamo utilizzare la categoria anche per chi offre esclusivamente servizi. Un'azienda che offre servizi di digital marketing potrebbe organizzare i propri articoli in categorie quali: sviluppo siti web, campagne di marketing PPC, servizio SEO, formazione, etc.

Definire bene la struttura delle categorie è dunque molto importante ed è consigliato farlo prima di iniziare a fare transazioni di vendita con Selly Erp.

Per creare le categorie è sufficiente entrare nel menù configurazione:

• cliccare sulla voce categorie articoli
• cliccare sul pulsante aggiungi voce
• inserire il nome della categoria e salvare
• è possibile inoltre creare sottocategorie e organizzare le voci a piacere

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Unità di misura dell'articolo

Alla pari delle categorie articolo, l'unità di misura è una proprietà importante di ogni articolo inserito nel sistema. Se vendiamo per esempio un televisore, utilizzeremo l'unità di misura Pezzi. Quando inseriremo nel preventivo o nell'ordine l'articolo Televisore, alla colonna Pezzi indicheremo il numero di articoli. Per chi vende prodotti con unità di misura il peso, dovrà creare le unità di misura Kg, Quintali etc. Se prendiamo invece come esempio le aziende che vendono servizi potrebbero offrire dei servizi a tariffa oraria o a tariffa giornaliera. Diciamo che ogni azienda ha la possibilità di configurare le proprie unità di misura e quindi associarle agli articoli di vendita e di acquisto.

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Panoramica della scheda articolo

Vediamo ora la struttura complessiva della scheda articolo di Selly Erp. Come per molte altre schede presenti nel sistema, la scheda articolo è organizzata in 3 pannelli principali:

• Nel pannello di sinistra troviamo i campi principali della scheda anagrafica articolo, quali il codice, il nome, la descrizione, la categoria prodotto, l'unità di misura, il marchio, prezzo di vendita, prezzo di acquisto e l'aliquota IVA
• Nel pannello centrale troviamo diverse sezioni e indicatori utili per fare una sintesi delle disponibilità dell'articolo a magazzino, le giacenze per periodo, i dati di vendita e i principali clienti che hanno acquistato l'articolo visualizzato
• Nel pannello di destra troviamo l'immagine articolo e link alla galleria delle immagini, indicazione della presenza dell'articolo nei listini di vendita, la situazione aggiornata delle giacenze per i diversi magazzini presenti in azienda

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Nel pannello centrale, oltre ai dati di sintesi, troviamo i seguenti menù:

• Impostazioni: dove si potrà definire se l'articolo è disponibile per la vendita, se è un prodotto che acquistiamo, se l'articolo è fuori produzione. In questa scheda è inoltre possibile abbinare all'articolo i diversi fornitori dove abitualmente acquistiamo l'articolo. Infine una sezione dove indicare le scorte minime di magazzino e le altre proprietà dell'articolo, tra queste pesi, dimensioni, gestione dei lotti e numeri seriali.
• Timeline: in questa sezione si vedranno le attività correlate all'articolo, eventuali note che gli utenti possono inserire.
• Descrizione estesa del prodotto (scheda prodotto): sezione dove si può inserire una descrizione più ampia e la possibilità di allegare documenti PDF alla scheda articolo. In questo modo è possibile definire se abbinare gli allegati ai documenti preventivi.

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Tipo di articolo

Nel pannello della scheda articolo, troviamo il campo tipo di articolo. Questo campo è importante in quanto definisce alcune regole di funzionamento del sistema.

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come si può vedere dalla videata sopra, le opzioni sono le seguenti:

• Articolo a magazzino. Con questa opzione Selly Erp considera l'articolo un item che viene movimentato nel magazzino. Terrà dunque conto dei carichi di magazzino, delle movimentazioni in uscita tramite i ddt e delle giacenze nei vari magazzini.
• Articolo non a magazzino. Si intende comunque un bene fisico, di cui però non si vuole gestire le movimentazioni di magazzino. Molte aziende vendono prodotti che poi non transitano dal loro magazzino, bensì vengono inviate direttamente dal fornitore al cliente finale (drop shipping). Si può utilizzare questa opzione anche nel caso in cui non si vuole gestire le giacenze di magazzino in quanto il numero di articoli è ridotto e non c'è questa esigenza.
• Servizio. Opzione da scegliere per creare articoli che riguardano appunto la vendita di servizi. In tal caso tutte le funzionalità relative ai beni fisici non verranno utilizzate per questa tipologia di articoli.