Modulo contratti e fatture ricorrenti

Procedura per la creazione di contratti e relative fatture ricorrenti.
Aggiornamento rilasciato il
5/2/2021

Gestione dei contratti e fatture ricorrenti

Con questo nuovo modulo Selly Erp mette a disposizione un importante procedura per la gestione automatizzata dei contratti e fatture ricorrenti, semplificando il lavoro amministrativo e velocizzando tutte le operazioni di fatturazione.

A chi si rivolge?

Gli ambiti d'uso di questa procedura sono molteplici e possono interessare le aziende di servizi come le aziende commerciali. In generale chiunque adotti un modello di vendita basato appunto su contratti ricorrenti:

  • Canoni annuali per servizi di assistenza informatica
  • Contratti annuali di accesso ad un servizio online
  • Contratti di manutenzione di impianti o macchinari
  • Servizi di formazione a canone
  • Consulenza e supporto continuativo
  • etc

Come funziona il modulo ?

Per la configurazione delle funzionalità di contratti e fatture ricorrenti, tutto inizia dalla creazione di Articoli per i quali si prevede appunto una ricorrenza di fatturazione. La prima procedura dunque interessata da questo modulo è l'anagrafica Articoli.

Anagrafica dell'articolo ricorrente

Come si può vedere dalla schermata sopra, nella sezione IMPOSTAZIONI della scheda Articolo è presente l'opzione Fatturazione ricorrente, che serve appunto ad indicare che l'articolo prevede un criterio di fatturazione ricorrente.

Una volta impostati gli articoli con il flag ricorrente, potremo inserire i nostri articoli nei documenti di vendita. Di seguito vediamo l'esempio di inserimento nell'ordine di vendita.

Inserimento articolo ricorrente in ordine di vendita

Sezione date competenza servizi ricorrenti

L'inserimento di un articolo che prevede la fatturazione ricorrente, attiverà una nuova sezione all'interno del documento Ordine di vendita. La sezione denominata competenza servizi ricorrenti ci servirà per indicare le regole di fatturazione del prodotto selezionato.

Sezione date competenze servizi ricorrenti

Nella sezione andremo ad indicare la frequenza di fatturazione (mensile, trimestrale, annuale). Possiamo indicare se il servizio verrà rinnovato automaticamente alla scadenza (rinnovo automatico) o se deve interrrompere la fatturazione a partire da una certa data.

Tra le altre opzioni possibili, troviamo:

  • Includi i servizi non ricorrenti con la prima fattura (nel caso in cui l'ordine di vendita prevede degli articoli non ricorrenti e si desidera inserirli nella prima fattura)
  • Allinea le date di scadenza al calendario. Utile per allineare la fatturazione al periodo scelto. Esempio: fatturazione mensile, prima fattura 20 Gennaio, seconda fattura dal 1° febbraio.

Procedura di creazione automatica delle fatture ricorrenti

La nuova procedura visualizzerà tutti gli ordini per i quali va generata la fattura. In pratica il sistema verifica quali contratti vanno fatturati nel periodo selezionato e propone gli ordini da fatturare.

Procedura per la creazione automatica delle fatture ricorrenti

L'amministrazione potrà dunque consultare la procedura ogni settimana/mese per visualizzare tutti i contratti per i quali va generata la fattura.

Sarà sufficiente spuntare le righe degli ordini e confermare la generazione automatica delle fatture.

Fattura generata automaticamente dalla procedura

La fattura generata dal sistema, riporta in automatico tutti i rifermenti al contratto iniziale e riporta per ogni articolo le relative date di competenze.

Data di competenza delle fatture ricorrenti

Il modulo contratti e fatture ricorrenti è un modulo opzionale disponibile per le versioni Business e Premium di Selly Erp.

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