La fattura elettronica alla PA arriva spesso a fine mese, quando Elena deve recuperare da email, ordine e messaggi del commerciale il codice ufficio, il CIG e i riferimenti della fornitura. Un dato errato può fermare il documento o ritardare l’incasso. Questa guida propone una checklist, dalla raccolta dei dati fino alla registrazione del pagamento.
Quali dati raccogliere già nell’ordine?
I dati della Pubblica Amministrazione devono essere raccolti quando nasce l’ordine, prima della consegna o dell’avvio del servizio. Vendite e amministrazione devono condividere denominazione, codice fiscale, ufficio destinatario, riferimenti contrattuali, CIG, CUP, termini di pagamento e documenti collegati. Questo evita la ricostruzione della pratica al momento della fatturazione.
I dati fiscali ordinari restano quelli previsti dall’articolo 21 del DPR 633/1972. Per una fornitura alla PA servono inoltre i riferimenti che permettono all’ente di riconoscere la spesa e assegnarla all’ufficio competente. La guida di PMI.it pubblicata il 29 settembre 2026 conferma che la verifica deve partire dai dati dell’ente e dai documenti della fornitura.
Per ogni ordine conviene registrare:
- Denominazione e codice fiscale dell’ente.
- Codice Univoco Ufficio comunicato dalla PA.
- Numero e data dell’ordine, del contratto o della convenzione.
- CIG e CUP, quando applicabili.
- Numero della determinazione di impegno, se richiesto.
- Riferimenti di DDT, SAL o periodo del servizio.
- Modalità, scadenza e importo previsto dell’incasso.
- Referente amministrativo dell’ente.
- Persona interna responsabile della verifica.
Un errore frequente consiste nel salvare un solo codice ufficio nell’anagrafica dell’ente e riutilizzarlo per ogni fornitura. Uno stesso ente può avere più unità organizzative abilitate alla ricezione. Il dato deve quindi essere associato all’ordine o alla commessa, oltre che alla gestione anagrafica clienti.
Come verificare il Codice Univoco Ufficio?
Il Codice Univoco Ufficio identifica l’unità organizzativa alla quale il Sistema di Interscambio deve recapitare il documento.
Mentre il codice fiscale identifica l’amministrazione, il Codice Univoco Ufficio individua invece l’ufficio che deve ricevere il documento. Questa distinzione conta quando, per esempio, un Comune gestisce separatamente lavori pubblici, servizi sociali e polizia locale.
Il portale FatturaPA specifica che il Codice Univico Ufficio è composto da sei caratteri e corrisponde al Codice Destinatario del file destinato alla PA. Il codice può essere verificato nell’Indice dei domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni e dei Gestori di Pubblici Servizi, cercando l’ente per denominazione o codice fiscale.
Il controllo segue tre passaggi:
- Acquisire il codice dall’ordine, dal contratto o dalla comunicazione dell’ente.
- Cercare l’unità organizzativa nell’Indice PA e verificare che il servizio di ricezione risulti associato.
- Chiedere conferma al referente dell’ente quando più uffici sembrano compatibili con la fornitura.
Quando vanno inseriti CIG e CUP?
Il CIG deve essere riportato nei casi soggetti agli obblighi di tracciabilità, fatte salve le esclusioni previste. Il CUP è richiesto per opere pubbliche, manutenzioni straordinarie, interventi finanziati con contributi comunitari e altri progetti indicati dalla legge. Entrambi vanno confrontati con il contratto o con i documenti della stazione appaltante.
Il CIG, Codice Identificativo di Gara, collega la spesa alla procedura di affidamento. Il CUP, Codice Unico di Progetto, identifica un progetto di investimento pubblico. I due codici svolgono funzioni diverse e possono essere presenti insieme.
Fino al 31 dicembre 2026, il riferimento è l’articolo 25, commi 2 e 3, del DL 66/2014.
Dal 1° gennaio 2027 la Gazzetta Ufficiale riporta che la disciplina confluisce nell’articolo 75 del D.Lgs. 10/2026, il Testo unico IVA. Il riordino conferma i casi di utilizzo e stabilisce che la PA non può pagare le fatture prive dei codici richiesti.
Prima dell’invio occorre quindi rispondere a tre domande:
- La fornitura richiede il CIG oppure rientra in un’esclusione?
- Il progetto richiede il CUP?
- I codici riportati coincidono, carattere per carattere, con quelli presenti nel contratto, nell’ordine o nella comunicazione della stazione appaltante?
Quali controlli fare sulla fattura elettronica prima dell’invio?
Il controllo deve coprire quattro aree: dati fiscali, destinatario, riferimenti amministrativi e condizioni economiche. La verifica va eseguita sul documento generato, usando ordine e contratto come fonti. Il controllo preventivo dell’XML riduce gli scarti formali, mentre il confronto con la documentazione della PA riduce il rischio di rifiuto successivo.
Il Sistema di Interscambio effettua controlli formali sul file e assegna a ogni errore un codice con relativa descrizione. Il portale ufficiale “FatturaPA” consiglia una verifica preventiva del file XML attraverso le funzionalità dell’Agenzia delle Entrate.
In un processo frammentato, il commerciale invia l’ordine via email, il responsabile di commessa comunica il SAL su WhatsApp ed Elena copia i dati nel software di fatturazione elettronica. Con un software gestionale ERP, ordine, documenti operativi e scadenza possono restare nello stesso flusso. La responsabilità di controllare i dati PA rimane assegnata a una persona.
Reinserire gli stessi dati in software diversi è la prima causa di sviste e ritardi. Prova Selly ERP per collegare ordine, documento di vendita, fatturazione e incasso, mantenendo esplicita la verifica manuale dei riferimenti della PA.
Come leggere gli esiti dello SDI e della PA?
Lo SdI verifica il file e ne gestisce il recapito. La PA valuta la fornitura e può comunicare accettazione o rifiuto. Una notifica di scarto, una ricevuta di consegna e un rifiuto dell’ente descrivono eventi diversi. Ogni stato deve attivare un’attività precisa, con responsabile e data di controllo.
Le principali comunicazioni sono:
La PA può inviare l’esito entro 15 giorni. In assenza di esito, lo SdI trasmette la notifica di decorrenza termini. Questa comunicazione chiude la gestione dei messaggi del Sistema, senza certificare la correttezza amministrativa e senza confermare il pagamento.
In caso di mancata consegna, FatturaPA conferma che lo SdI tenta nuovamente il recapito nei dieci giorni successivi. Se il problema persiste, invia un’attestazione di avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito, utilizzabile dal fornitore per mettere il documento a disposizione dell’ente attraverso altri canali conosciuti.
Il rifiuto della PA è ammesso per cinque categorie definite dal DM 132/2020: destinatario estraneo all’operazione, CIG o CUP errati o mancanti, riferimenti mancanti per dispositivi medici, riferimenti mancanti per farmaci, numero o data dell’impegno di spesa mancanti per Regioni ed enti locali. La motivazione deve comparire nella notifica.
Una fattura consegnata e poi rifiutata resta emessa ai fini fiscali secondo il principio di diritto dell’Agenzia delle Entrate n. 17 del 30 ottobre 2020. La correzione deve essere valutata con il commercialista, considerando la causa del rifiuto e l’eventuale nota di variazione.
Come collegare esiti, scadenze e incassi?
Ogni documento inviato alla PA deve generare una posizione nello scadenzario con importo atteso, scadenza, stato SdI, eventuale esito dell’ente e incasso registrato. La ricevuta di consegna avvia il monitoraggio amministrativo. Il pagamento chiude la posizione soltanto quando l’importo effettivamente ricevuto viene abbinato alla fattura.
Consideriamo una PMI che completa un servizio tecnico per un Comune:
- Imponibile: 10.000,00 €.
- IVA al 22%: 2.200,00 €.
- Totale documento: 12.200,00 €.
- Importo atteso sul conto della PMI, se si applica lo split payment: 10.000,00 €.
- IVA versata dalla PA all’Erario: 2.200,00 €.
L’Agenzia delle Entrate spiega che nella scissione dei pagamenti l’IVA indicata viene versata dalla PA all’Erario. Il fornitore deve quindi impostare nello scadenzario l’importo bancario coerente con il regime applicabile, evitando di lasciare aperta una differenza di 2.200,00 €. L’applicabilità dello split payment va verificata per il singolo cliente e per l’operazione.
Il flusso può essere gestito con cinque stati interni:
- Dati PA da completare.
- Documento pronto per il controllo.
- Inviato e in attesa di esito.
- Consegnato e in attesa di pagamento.
- Incassato e chiuso.
Selly Erp collega gli ordini di vendita alla creazione della fattura e mette a disposizione la gestione di scadenze, incassi e pagamenti. Questo riduce i doppi inserimenti tra vendite e amministrazione. I controlli su Codice Univoco Ufficio, CIG, CUP e documentazione dell’ente devono restare nella checklist aziendale.
Domande frequenti sulle fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione (PA)
Il codice ufficio della PA ha sei o sette caratteri?
Il Codice Univoco Ufficio destinato alle Pubbliche Amministrazioni è composto da sei caratteri. I codici destinatario di sette caratteri riguardano i canali accreditati utilizzati per soggetti privati. Prima dell’invio, il codice a sei caratteri deve risultare censito nell’Indice PA e associato all’unità organizzativa che ha richiesto la fornitura.
Cosa fare se la PA cambia ufficio dopo l’ordine?
La modifica deve essere confermata per iscritto dal referente dell’ente e verificata nell’Indice PA. L’amministrazione interna aggiorna il codice associato allo specifico ordine, lasciando traccia della comunicazione ricevuta. La nuova informazione va controllata prima di generare il file, soprattutto quando l’anagrafica dell’ente contiene più uffici destinatari.
Si possono inserire più ordini nella stessa fattura PA?
Il formato XML prevede blocchi dedicati ai riferimenti di ordine, contratto, convenzione e ricezione. La possibilità di riunire più ordini dipende anche dalle indicazioni amministrative dell’ente. Prima dell’emissione conviene verificare che quantità, importi, CIG, CUP e ufficio destinatario siano compatibili e chiaramente riconducibili a ciascuna fornitura.
Dove vanno riportati DDT e SAL?
I DDT e gli stati di avanzamento devono essere collegati alle righe o ai riferimenti documentali pertinenti, secondo il tipo di fornitura e le istruzioni dell’ente. Numero, data, periodo e importo devono coincidere con i documenti approvati. Una descrizione generica rallenta il controllo amministrativo e può richiedere chiarimenti prima della liquidazione.
La ricevuta di consegna conferma che la PA pagherà?
La ricevuta certifica che lo SdI ha recapitato il file all’ufficio destinatario. L’ente deve ancora svolgere i controlli amministrativi, verificare la prestazione e completare la liquidazione. Lo scadenzario deve quindi mantenere separati lo stato di consegna, l’eventuale esito della PA, la scadenza contrattuale e l’incasso bancario.
Chi deve verificare CIG, CUP e codice ufficio?
Il commerciale raccoglie i riferimenti dall’ente durante l’ordine. Il responsabile della commessa conferma prestazioni, DDT o SAL. L’amministrazione confronta i dati e autorizza l’invio. Questa ripartizione evita che Elena debba ricostruire da sola l’intera pratica e rende identificabile il responsabile di ogni informazione.
Qual è il passo successivo?
Prendi le ultime cinque pratiche inviate alla PA e verifica dove sono conservati ordine, codice ufficio, CIG, CUP, ricevute, scadenza e incasso. Se servono più fogli o messaggi per ricostruire una pratica, il flusso va centralizzato prima della prossima emissione, assegnando responsabilità e stati condivisi.
Prova Selly Erp e organizza in un unico processo ordini, fatturazione, scadenze e incassi. Mantieni la checklist PA come controllo esplicito prima dell’invio.
